het bepalen van een projectbereik is de eerste stap om een projectplan en-schema samen te stellen. Echter, wanneer je voor het eerst begint te werken met een nieuwe klant, een van de grootste uitdagingen die je zult tegenkomen is het definiëren van het project scope in een korrelige manier.

vaak hebben bedrijven een strategisch idee van hoog niveau van wat ze willen bereiken. Ze geven zelden aan wat het project in elke fase zal opleveren. Een uitgebreide project scope statement is bedoeld om deze verwarring te elimineren en lay-out een gedetailleerde kaart voor de verdere uitvoering van het project. In dit artikel beschrijven we de basisstappen voor het maken van een projectscope-statement, geven we een infographic en laten we u zien hoe u dit kunt doen in Forecast.

  • Ten eerste, wat is de reikwijdte van een project?
  • de belangrijkste elementen van de projectomvang verklaring
  • uitdagingen bij het afbakenen van een project
  • hoe definieer je een projectomvang

Ten eerste, wat is de reikwijdte van een project?

in theorie is de reikwijdte van een project de breedte en diepte. In de praktijk is een projectscope een schets van het project dat bestaat uit fasen (mijlpalen/ deliverables), taken, schattingen en toegewezen middelen.

het doel van het project scope is om stakeholders op de hoogte te houden van wat er gepland wordt om te leveren door het project zo gedetailleerd mogelijk in kaart te brengen.

hier is een voorbeeld van een eenvoudig voltooid project scope statement:

Wat is een project scope

Scoping in Forecast, een platform voor het beheren van alle projectoperaties

een project scope document neemt meestal de vorm aan van een tabel of een schets. De fasen zijn onderaan de kant met een subset van taken, subtaken, middelen, en termijnen genest hieronder.

op een andere opmerking, een project scope is de beste vriend van een projectmanager als het gaat om scope creeppreventie, het beheersen van verandering, of gewoon ervoor zorgen dat het project niet in een onverwachte richting draait. Dus het maken van het rock solid vanaf het begin is essentieel voor het bevorderen van de uitvoering van het project.

de elementen van het project scope statement

het niveau van details op uw project scope statement zal variëren afhankelijk van de complexiteit van het project in kwestie. Er zijn echter gemeenschappelijke elementen waarop een projectgebied betrekking moet hebben.

  • mijlpalen markeren tijd-en voortgangsgerelateerde punten in uw projecttijdlijn. In de regel wordt elk project opgesplitst in verschillende mijlpalen, betekenisvolle stappen op weg naar succesvolle projectlevering.

  • taken betekenen dat u de omvang van het werk voor een project in het kleinste detail te laten zien, wijzend op specifieke dingen die moeten worden gedaan in een korte periode van tijd. Elke mijlpaal bestaat uit verschillende taken, die op hun beurt kunnen worden onderverdeeld in subtaken.
  • subtaken staan voor de kleinste betekenisvolle eenheden die een bepaalde hoeveelheid werk samenvatten. Bij het definiëren van de reikwijdte van een project van A tot Z, moet u rekening houden met alle dingen die tijd nodig hebben, ongeacht hoe klein ze zijn.
  • begin & einddatums zijn bedoeld om aan te geven waar uw projecttijdlijn begint en waar het eindigt, waardoor het project een duidelijk tijdsbestek krijgt om zich aan te houden.
  • schattingen komen in verschillende vormen en maten. Dat wil zeggen, uw scope van een project voorbeeld zal voorzien van verschillende schattingen, met inbegrip van hoeveel tijd en geld het project vereist, evenals welke middelen het vraagt om.
  • rollen geven aan welke expertise nodig is om het project in gang te zetten. Met alle rollen duidelijk gedefinieerd, heb je een goed idee van wat voor soort experts je nodig hebt om deel te nemen aan het project.
  • Assignees staan voor een lijst van mensen die werden toegewezen aan het project omdat ze overeenkomen met de rollen die u geschetst voor het project en hebben genoeg beschikbaarheid om mee te doen aan de drukte.

uitdagingen bij de scoping van een project

de noodzaak om de reikwijdte van een project te definiëren brengt echter verschillende uitdagingen met zich mee. De waarheid is, als er een project scope is, is er scope creepy. Ondanks de aanbeveling van PMI dat de reikwijdte van een project vanaf het begin duidelijk en specifiek moet zijn, heeft ons intern onderzoek aangetoond dat 71% van de taken daadwerkelijk na het begin van het project worden gecreëerd.
Scope creep begint vaak met kleine wijzigingen in de scope van een project, wachtend op feedback van uw cliënt of onderschatte taken. Dan, plotseling verandert in een aantal dagen of weken van extra werk.
als gevolg hiervan zou het project overuren kunnen maken, uw middelen kunnen rekken en andere projecten en klanten verder van hun voltooiingsdata kunnen halen. Daarom hoef je alleen maar te weten hoe je de omvang van het werk voor een project kunt definiëren en door verandering kunt navigeren.

hoe definieer je een project scope

er zijn een aantal stappen te volgen als je een uitgebreid project scope statement wilt maken. Het is beter als u dezelfde tool gebruikt voor scoping, planning, uitvoering en monitoring van uw project om dingen consistent te houden voor stakeholders. Hieronder hebben we enkele bruikbare tips verzameld over hoe u uw project met Forecast kunt benaderen.
in de sectie Scoping kunt u uw project plannen, waarbij u vooral de lijst van specifieke doelen/mijlpalen, te leveren zaken, taken, deadlines en, natuurlijk, uiteindelijk de kosten van uw project bepaalt en documenteert.

begrijp de reden voor de hele operatie

wanneer u een project start, zal een van de eerste dingen die duidelijk zullen zijn de redenen om het project helemaal te starten. Je moet een overtuigende businesscase ontwikkelen en een haalbaarheidsstudie uitvoeren om aan te tonen dat het idee achter het project daadwerkelijk werkelijkheid kan worden. Uw definitie van een projectomvang moet daarom niet alleen uitleggen welke onderdelen in het project zitten, maar ook de redenen waarom het in de eerste plaats is begonnen.

begrijpen waarom u het project nodig hebt en welke problemen het gaat oplossen, geeft u een uitstekende start voordat u verder gaat met de volgende stappen over hoe u de reikwijdte van een project kunt bepalen. Niet te vergeten dat het uw risico ‘ s zal verminderen en meer duidelijkheid in het beeld zal brengen, waardoor iedereen een helder baken krijgt om naar te zwemmen.

Bepaal de doelstellingen van het project

het belang van het stellen van doelen is de mantra die ze prediken in elk boek, cursus en documentaire over persoonlijke ontwikkeling of bedrijfsgroei. Projectmanagement is geen uitzondering: het definiëren van uw doelen staat voorop in de vroege stadia van uw project scoping proces. Om de reikwijdte van een project vanaf het begin duidelijk en specifiek te maken, moet u meetbare doelen stellen, die u later zullen helpen uw voortgang in te schatten. Interessant feit, een recent rapport van de PMI stelt dat 37% van de projecten mislukken omdat stakeholders geen projectdoelen of doelstellingen hebben die hen zouden helpen om te zien of het project in de goede richting gaat.

in eenvoudige termen kan het instellen van doelen worden gepresenteerd als een opsomming van de dingen die u en uw team moeten bereiken tegen het einde van het project. Deze doelstellingen zullen niet alleen een sterke basis geven aan uw project — ze zullen het ook veel gemakkelijker voor u maken om relevante mijlpalen en taken te schetsen wanneer u aan projectplanning komt.

Verzamel projectvereisten

wanneer u overweegt of, erger nog, twijfelt aan de werkelijke noodzaak om projectvereisten te verzamelen voordat u met het project begint, denk dan aan het typische “ongelukkige bezoek aan de kapper” – scenario. Je springt in die goddeloze comfortabele stoel, al anticiperen op uw nieuwe frisse look, vergezeld van alle wows en complimenten. Maar voor je het Weet, laat je kapper je achter met een bob cut waardoor je jezelf wilt isoleren voor de komende twee tot drie maanden. Je hebt geen geld meer en zeker niet met het resultaat dat je voor ogen had bij het boeken van de afspraak. Zo zal uw klant zich voelen als het project ver van wat ze hadden verwacht blijkt te zijn.

de moraal van het verhaal is dit: Zorg ervoor dat u het idee en de verwachtingen van uw klant vanaf het begin van het projecttraject begrijpt. Brainstorm samen met uw klant het idee en bepaal de vereisten. Op dezelfde pagina vanaf dag één zal het veel gemakkelijker voor u om een project dat zal voldoen aan de eisen van de klant te bouwen en het bereiken van de beoogde doelen.

schetst de reikwijdte van het werk

Creëer een structuur voor werkverdeling door het project op te splitsen in kleinere fasen (mijlpalen) en taken en subtaken toe te voegen binnen een mijlpaal.

het is even belangrijk om ervoor te zorgen dat uw team de visie ook begrijpt wanneer u door de implementatietrechter gaat. Wanneer u datums aan uw mijlpalen zet, kunt u een Gantt-grafiek van het project met scope zien in de tijdlijnweergave van uw project.

bij het in kaart brengen van een projectomvang is het belangrijk om zo gedetailleerd mogelijk te zijn voor eenvoudige navigatie en om belanghebbenden alle informatie te bieden die ze nodig hebben. Het is echter ook belangrijk om de scope binnen redelijke grenzen te houden; anders wordt het project complex en overweldigend.

lijst van middelen die nodig zijn om het project te voltooien

als het gaat om middelen in de typische voorbeelden van de reikwijdte van een project, kan het van relevante deskundigen en apparatuur tot financiën en faciliteiten zijn die nodig zijn om alle projectdoelstellingen te bereiken. Met een lijst van alle benodigde middelen op tafel, zult u direct zien of er iets ontbreekt en of dat iets het project kan stoppen dood in zijn sporen kort na de lancering van het project.

een andere reden waarom u al uw bronnen duidelijk moet hebben gedefinieerd, gaat over de bedreigingen die hand in hand gaan met scope creep. Wanneer die gast onaangekondigd aankomt, en de kans groot is dat het zal gebeuren, moet je misschien je bronnen rekken, opnieuw plannen of aanvullen om de onverwachte verandering goed te maken. Onnodig te zeggen, als je niet voldoende middelen hebt om mee te beginnen of geen controle hebt over je middelen tijdens de hele projectvoortgang, kan scope creep schade aanrichten op je project, hoe lelijk dat ook klinkt. Lees onze tactical guide to resource availability voor een beter begrip van deze stap.

Identificeer de beperkingen

de ware betekenis van de reikwijdte van een project vereist ook dat u uw blinde vlekken en beperkingen begrijpt. Om volledige controle te hebben over uw scope, moet u verduidelijken wat “out-of-scope” zou betekenen. Met andere woorden, je nodig hebt om uw scope uitsluitingen te begrijpen. Ook bekend als project grenzen, toepassingsgebied uitsluitingen moeten wijzen op de dingen die verband houden met het project, maar zijn niet opgenomen in het. Dit is een noodzakelijke stap om een “verwachting-realiteit” resultaat te voorkomen wanneer de dingen die je gepland te dekken niet overeenkomen met de resultaten van de klant verwacht te krijgen.

een heel ander maar niet minder belangrijk type projectbeperking is uw beschikbaarheid van resources. Wanneer u die lijst van benodigde middelen, een slimme ding om te doen is om het te vergelijken met uw huidige middelen en maak een schatting van wat er nodig is voor u om alles klaar voor de lancering van het project.

controleer de scope en krijg de goedkeuring van uw cliënt

nu kunt u het scoped out project gebruiken om het aan uw cliënt te presenteren. Dit geeft zowel u als uw klanten een visueel inzicht en overzicht van hoe het project zal verlopen en wat er zal gebeuren als er wijzigingen worden aangebracht. Op dit punt, een baseline is nodig om ervoor te zorgen dat u de juiste nummers om uw project vooruitgang te meten tegen en verzegelen van de deal met uw klant. Geef aan hoeveel uren je op het punt om te verkopen voor elke rol om de prijs voor verschillende projectfasen en het project in totaal te tellen. Een basisplan levert talrijke voordelen op voor zowel vaste prijs-als termijnprojecten &. Vooral, het zal de communicatie tussen u en stakeholders in de toekomst te vergemakkelijken en te voorkomen scope kruipen.

baseline in scoping a project

leer hoe u een basislijn van een project kunt instellen in onze ultieme gids hier.

Monitor de scope and control change

het maakt niet uit hoe duidelijk de richting op de te leveren eisen aanvankelijk was, verandering eist altijd zijn tol op het project. Dus je moet erachter te komen wat change control proces te houden aan en maak richtlijnen voor het omgaan met scope creep.

uw klant inzicht geven in uw proces door hen uit te nodigen om te voorspellen, kan een geweldige manier zijn om een meer collaboratieve en transparante workflow te garanderen. Forecast geeft u alleen de toegang die u passend vindt, of dat nu een beperkte weergave is als klant of het perspectief van een teamlid als medewerker. In het geval nieuwe verzoeken pop-up langs de weg, zorg ervoor om uit te leggen aan uw klanten het proces van het toevoegen van nieuwe taken aan het project.

u kunt een Workflow maken, een kanban board, met andere woorden, waarmee uw client taken aanvragen kan indienen.

een projectbereik definiëren

de basislijn eerder opgezet zal illustreren of eventuele verzoeken om wijziging passend zijn of je moet onderhandelen over de prijs vooruit.

Bereken de prijs van het voltooien van extra werk

u kunt altijd verwijzen naar de eerste zeug wanneer uw klant nieuwe functies of enkele wijzigingen voorstelt. Als een taak in eerste instantie buiten het bereik wordt geacht en daardoor wordt afgekeurd, kunt u eenvoudig een nieuw uitgebreid voorstel in slechts een paar seconden maken. Door middel van de tarief kaarten, rollen, en tijd schattingen gekoppeld aan het project en nieuwe taak(en), zult u direct in staat zijn om de prijs van het voltooien van het extra werk te zien.

dit is een geweldige manier om uitgebreide verkoopvoorstellen te doen op basis van enkele taken of een groep nieuwe aanvragen die door uw klant zijn ingediend. Als het project wordt geaccepteerd, kunt u de taken snel verplaatsen, hetzij rechtstreeks naar de takenkolom voor onmiddellijke implementatie, of naar een aanstaande mijlpaal of sprint, gewoon door het vakje goedgekeurd aan te vinken.

de projectomvang vormt de basis van uw project. Het hebben van een solide basis voor uw project tijdens de projectplanningsfase zal helpen de verwarring over wat er wordt gebouwd (of ontworpen, of ontwikkeld, enz.).

het volgen van de negen bovenstaande stappen zou uw inzet van het omgaan met scope creep aanzienlijk moeten verbeteren. Het maakt niet uit, als je gretig het nemen van extra werk, of in plaats daarvan de voorkeur aan het verplaatsen van verdere eisen en verzoeken om een apart project — deze stappen kunnen u hopelijk helpen. Voor betere projectervaringen bij het bekijken van uw project, meld u vandaag nog aan voor een gratis proefversie van Forecast.

Articles

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.