a projekt hatókörének meghatározása az első lépés a projektterv és ütemterv összeállításához. Azonban, amikor először kezd dolgozni egy új ügyféllel, az egyik legnagyobb kihívás, amellyel találkozhat, a projekt hatókörének részletes meghatározása.

a vállalatoknak gyakran magas szintű, stratégiai elképzelésük van arról, hogy mit akarnak elérni. Ritkán vázolják fel, hogy a projekt minden szakaszában mit fog nyújtani. Egy átfogó projekt hatókör-nyilatkozat meghatározza ezt a zavart, és részletes térképet készít a további projektvégrehajtáshoz. Ebben a cikkben ismertetjük a projekt hatókör-utasítás létrehozásának alapvető lépéseit, megadunk egy infografikát, és bemutatjuk, hogyan teheti meg az előrejelzésben.

  • először is, mi a projekt hatóköre?
  • a projekt hatókörének legfontosabb elemei
  • kihívások a projekt hatókörében
  • a projekt hatókörének meghatározása

először is, mi a projekt hatóköre?

elméletileg a projekt hatóköre a szélessége és mélysége. A gyakorlatban a projekt hatóköre a projekt vázlata, amely fázisokból (mérföldkövek/ teljesítések), feladatokból, becslésekből és hozzárendelt erőforrásokból áll.

a projekt hatókörének célja, hogy az érdekelt feleket a lehető legrészletesebben feltérképezze a projekt megvalósításával kapcsolatban.

Íme egy példa egy egyszerű befejezett projekt hatókörre:

 mi a projekt hatóköre

hatókör az előrejelzésben az összes projektművelet kezelésére szolgáló platform

a projekt hatóköre általában táblázat vagy vázlat formájában jelenik meg. A fázisok az oldalon vannak felsorolva, az alábbiakban a tevékenységek, részfeladatok, erőforrások és időkeretek egy részhalmazával.

egy másik megjegyzés: a projekt hatóköre a projektmenedzser legjobb barátja, amikor a hatókör kúszásmegelőzéséről, a változások ellenőrzéséről vagy egyszerűen arról van szó, hogy a projekt ne lendüljön váratlan irányba. Tehát a kezdetektől fogva sziklaszilárdvá tétele elengedhetetlen a projekt végrehajtásának támogatásához.

a project scope utasítás elemei

a project scope utasítás részleteinek szintje a kérdéses projekt összetettségétől függően változik. Vannak azonban olyan közös elemek, amelyekre a projekt hatókörének ki kell terjednie.

  • mérföldkövek jelölik az időt és a haladással kapcsolatos pontokat a projekt idővonalában. Általános szabály, hogy minden projekt több mérföldkövekre, értelmes lépésekre oszlik a sikeres projekt megvalósítása felé vezető úton.
  • a feladatok azt jelentik, hogy a legkisebb részletességgel megmutatják a projekt munkaterületét, rámutatva a rövid időn belül elvégzendő konkrét dolgokra. Minden mérföldkő több feladatot tartalmaz, amelyek viszont részfeladatokra oszthatók.

  • a részfeladatok a legkisebb értelmes egységeket jelentik, amelyek összefoglalnak egy bizonyos mennyiségű munkát. A projekt hatókörének A-tól Z-ig történő meghatározásakor figyelembe kell vennie mindazokat a dolgokat, amelyek időt igényelnek, függetlenül attól, hogy milyen kicsiek.
  • Start & befejezési dátumok célja, hogy megmutassa, hol kezdődik a projekt idővonala, és hol ér véget, így a projektnek világos időkeretet kell tartania.
  • a becslések különböző formájúak és méretűek. Ez azt jelenti, hogy a projektpélda hatóköre különböző becsléseket tartalmaz, beleértve azt is, hogy mennyi időt és pénzt igényel a projekt, valamint milyen erőforrásokat igényel.
  • a szerepek felvázolják, hogy milyen szakértelemre lesz szükség a projekt elindításához. Ha minden szerep egyértelműen meg van határozva, akkor szilárd elképzelése lesz arról, hogy milyen szakértőket kell meghívnia a projektben való részvételre.
  • az engedményesek azon személyek listáját jelentik, akiket a projekthez rendeltek, mert megfelelnek a projekthez felvázolt szerepköröknek, és elegendő rendelkezésre állással rendelkeznek ahhoz, hogy csatlakozzanak a hustle-hez.

kihívások a projekt hatókörében

a projekt hatókörének meghatározása azonban különféle kihívásokkal jár. Az igazság az, hogy amikor van egy projekt hatóköre, ott van a scope creep. Annak ellenére, hogy a PMI ajánlása szerint a projekt hatókörének a kezdetektől egyértelműnek és specifikusnak kell lennie, házon belüli kutatásunk kimutatta, hogy a feladatok 71%-át ténylegesen a projekt megkezdése után hozzák létre.
a Scope creep gyakran a projekt hatókörének kisebb módosításával kezdődik, Visszajelzést vár az ügyféltől vagy alábecsült feladatokat. Aztán hirtelen több napos vagy hetes extra munkává válik.
ennek eredményeként a projekt túlórázhat, meghosszabbíthatja erőforrásait, és más projekteket és ügyfeleket tovább tolhat a befejezési dátumtól. Ezért csak tudnia kell, hogyan kell meghatározni a projekt munkaterületét és navigálni a változásokon.

projekt hatókör meghatározása

ha átfogó projekt hatókör-utasítást szeretne létrehozni, számos lépést kell követnie. Jobb, ha ugyanazt az eszközt használja a projekt hatókörének, ütemezésének, végrehajtásának és nyomon követésének, hogy a dolgok következetesek maradjanak az érdekeltek számára. Tehát az alábbiakban összegyűjtöttünk néhány hasznos tippet arról, hogyan lehet kiterjeszteni a projektet az előrejelzéssel.
a hatókör szakasz az, ahol megtervezheti a projektet, elsősorban meghatározva és dokumentálva a konkrét célok/mérföldkövek, teljesítések, feladatok, határidők listáját, és természetesen a projekt költségeit.

értse meg az egész művelet okát

amikor elindít egy projektet, az egyik első dolog, amit tisztázni kell, a projekt teljes indításának oka lesz. Ki kell dolgoznia egy meggyőző üzleti esetet, és megvalósíthatósági tanulmányt kell készítenie annak bizonyítására, hogy a projekt mögött álló ötlet valóban megvalósítható. Ezért a projekt hatókörének meghatározása nemcsak azt magyarázza meg, hogy mely összetevők kerülnek be a projektbe, hanem elsősorban a kezdeményezés okait is.

annak megértése, hogy miért van szüksége a projektre, és milyen problémákat fog megoldani, kiváló kezdést nyújt, mielőtt továbblépne a projekt hatókörének meghatározására vonatkozó következő lépésekhez. Nem is beszélve arról, hogy ez csökkenti a kockázatokat, és nagyobb tisztaságot hoz a képbe, így mindenki fényes jelzőt kap az úszáshoz.

határozd meg a projekt céljait

a célok kitűzésének fontossága az a mantra, amelyet minden személyes fejlődés vagy vállalati növekedés könyvben, tanfolyamon és dokumentumfilmben hirdetnek. A projektmenedzsment sem kivétel: a célok meghatározása a legfontosabb a projekt hatókörének korai szakaszában. Ahhoz, hogy a projekt hatóköre a kezdetektől világos és konkrét legyen, mérhető célokat kell kitűznie, amelyek később segítenek megbecsülni a haladást. Érdekes tény, hogy a PMI nemrégiben készített jelentése szerint a projektek 37% – a kudarcot vall, mert az érdekelt feleknek nincsenek olyan projektcéljaik vagy célkitűzéseik, amelyek segítenék őket abban, hogy megnézzék, a projekt jó irányba halad-e.

egyszerűen fogalmazva, a célmeghatározás bemutatható úgy, hogy felsorolja azokat a dolgokat, amelyeket Önnek és csapatának el kell végeznie a projekt végéig. Ezek a célok nemcsak erős alapot adnak a projektnek — hanem sokkal könnyebbé teszik a releváns mérföldkövek és feladatok felvázolását a projekttervezés során.

Gyűjtse össze a projektkövetelményeket

ha figyelembe vesszük, vagy ami még rosszabb, kétségbe vonja a projektkövetelmények összegyűjtésének valódi szükségességét a projekt megkezdése előtt, gondoljon a tipikus “szerencsétlen látogatás a fodrásznál” forgatókönyvre. Beugrik abba az istentelenül kényelmes székbe, már várva az új, friss megjelenését, minden WOW és bók kíséretében. De mielőtt tudnád, a fodrászod egy bob vágást hagy neked, ami arra készteti Önt, hogy elszigetelje magát a következő két-három hónapban. Nincs pénze, és biztosan nem az az eredmény, amelyet a találkozó foglalásakor elképzelt. Ez az, amit az ügyfél úgy fogja érezni, mint amikor a projekt kiderül, hogy messze van attól, amit vártak.

a történet tanulsága a következő: győződjön meg róla, hogy megértette ügyfele ötletét és elvárásait a projekt útjának kezdetétől. Az ügyféllel együtt ötletelje meg az ötletet, és határozza meg a követelményeket. Az első naptól kezdve ugyanazon az oldalon sokkal könnyebb lesz egy olyan projekt elkészítése, amely megfelel az ügyfél igényeinek és eléri a megcélzott célokat.

vázolja fel a munka hatókörét

hozzon létre egy munkabontási struktúrát úgy, hogy a projektet kisebb szakaszokra (mérföldkövekre) bontja, és egy mérföldkőn belül feladatokat és részfeladatokat ad hozzá.

ugyanilyen fontos annak biztosítása, hogy csapata is megértse a jövőképet, amikor a megvalósítási csatornán halad. Amikor dátumokat ad a mérföldkövekhez, láthatja a hatókörűprojekt Gantt-diagramját a projekt idővonal nézetében.

a projekt hatókörének feltérképezésekor fontos, hogy a lehető legrészletesebb legyen az egyszerű navigáció érdekében, és hogy az érdekelt felek minden szükséges információval rendelkezzenek. Ugyanakkor az is fontos, hogy a hatókör az ésszerűség határain belül maradjon; különben a projekt összetetté és elsöprővé válik.

sorolja fel a projekt befejezéséhez szükséges erőforrásokat

amikor a projekt hatókörének tipikus példáiban szereplő erőforrásokról van szó, bármi lehet, a releváns szakértőktől és felszerelésektől kezdve az összes projekt céljának eléréséhez szükséges pénzügyekig és létesítményekig. Az összes szükséges erőforrás listájával az asztalon azonnal látni fogja, hogy hiányzik-e valami, és hogy ez a valami nem sokkal a projekt elindítása után leállíthatja-e a projektet.

egy másik ok, amiért minden erőforrást egyértelműen meg kell határozni, a fenyegetésekről szól, amelyek kézen fogva jönnek a scope creep segítségével. Amikor a vendég bejelentés nélkül érkezik, és nagy az esélye, hogy meg fog, előfordulhat, hogy meg kell nyújtania, újraterveznie vagy feltöltenie erőforrásait, hogy pótolja a váratlan változást. Mondanom sem kell, hogy ha nincs elegendő erőforrása a kezdéshez, vagy nincs ellenőrzése az erőforrások felett a projekt előrehaladása során, a scope creep pusztítást okozhat a projekten, olyan csúnya, mint amilyennek hangzik. Olvassa el az erőforrások rendelkezésre állásának taktikai útmutatóját, hogy jobban megértse ezt a lépést.

határozza meg a korlátozásokat

a projekt hatókörének valódi jelentése azt is megköveteli, hogy megértse a vakfoltokat és a korlátokat. Ahhoz, hogy teljes mértékben ellenőrizhesse a hatókörét, tisztáznia kell, hogy mit jelent a “hatókörön kívüli”. Más szavakkal, meg kell értenie a hatókör-kizárásokat. Más néven projekthatárok, a hatókör-kizárásoknak meg kell mutatniuk azokat a dolgokat, amelyek kapcsolódnak a projekthez, de nem szerepelnek benne. Ez egy szükséges lépés az “elvárás-valóság” eredmény elkerüléséhez, amikor a fedezni kívánt dolgok nem igazodnak az ügyfél által elvárt eredményekhez.

a projekt korlátozásának teljesen más, de nem kevésbé fontos típusa az erőforrás elérhetősége. Ha megvan a szükséges erőforrások listája, okos dolog összehasonlítani a jelenlegi erőforrásokkal, és becslést készíteni arról, hogy mire lesz szükség ahhoz, hogy minden készen álljon a projekt elindításához.

ellenőrizze a hatókört, és szerezze be az ügyfél jóváhagyását

most már használhatja a hatókörű out projektet, hogy bemutassa az ügyfélnek. Ez mind Önnek, mind ügyfeleinek vizuális megértést és áttekintést nyújt arról, hogy a projekt hogyan fog haladni, és mi fog történni, ha bármilyen változás történik. Ezen a ponton egy alapvonalra van szükség ahhoz, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megfelelő számokkal rendelkezik-e a projekt előrehaladásának mérésére, és lezárja az üzletet az ügyféllel. Adja meg, hogy hány órát szeretne eladni az egyes szerepkörökért, hogy összegyűjtse a különböző projektfázisok és a projekt teljes árát. Az alapterv számos előnnyel jár mind a rögzített ár, mind az idő szempontjából & anyagi projektek. Elsősorban megkönnyíti az Ön és az érdekelt felek közötti kommunikációt a jövőben, és megakadályozza a hatókör kúszását.

 a projekt hatókörének alapvonala

itt megtudhatja, hogyan állíthatja be a projekt alapvonalát a végső útmutatónkban.

monitor the scope and control change

nem számít, mennyire egyértelmű volt az irány a teljesítendő követelményekkel kapcsolatban, a változás mindig megterheli a projektet. Tehát meg kell találnia, hogy milyen változásvezérlési folyamathoz kell ragaszkodnia, és iránymutatásokat kell létrehoznia a scope creep kezeléséhez.

az ügyfelek számára a folyamatba való betekintés az előrejelzésre való meghívással nagyszerű módja lehet az együttműködőbb és átláthatóbb munkafolyamat biztosításának. Az előrejelzés lehetővé teszi, hogy csak azt a hozzáférést adja meg, amelyet megfelelőnek talál, függetlenül attól, hogy ez ügyfélként korlátozott nézet, vagy a csapattag mint együttműködő perspektívája. Abban az esetben, ha új kérések jelennek meg az út mentén, feltétlenül magyarázza el ügyfeleinek az új feladatok hozzáadásának folyamatát a projekthez.

létrehozhat egy munkafolyamatot, egy Kanban táblát, más szóval, amely lehetővé teszi az ügyfél számára a feladatkérések benyújtását.

 projekt hatókörének meghatározása

a korábban felállított alapvonal szemlélteti, hogy a változtatási kérelmek megfelelőek-e, vagy meg kell tárgyalnia az ár előrehaladását.

Számítsa ki az extra munka befejezésének árát

bármikor visszatérhet az eredeti KOCÁHOZ, amikor az ügyfél új funkciókat vagy változtatásokat javasol. Ha egy tevékenység kezdetben kívül esik a hatókörön, és ezáltal elutasításra kerül, könnyen létrehozhat egy új kiterjesztett javaslatot néhány másodperc alatt. A projekthez és az új feladat(ok) hoz kapcsolódó díjkártyák, szerepek és időbecslések révén azonnal láthatja az extra munka befejezésének árát.

ez egy nagyszerű módja annak, hogy kiterjesztett értékesítési javaslatokat hajtson végre az egyedi feladatok vagy az ügyfél által benyújtott új kérelmek csoportja alapján. Ha a projektet elfogadják, gyorsan áthelyezheti a feladatokat, akár közvetlenül a tennivaló oszlopba az azonnali megvalósítás érdekében, akár egy közelgő mérföldkőhöz vagy sprinthez, egyszerűen a jóváhagyott négyzet bejelölésével.

a projekt hatóköre a projekt alapja. Ha szilárd alapja van a projektnek a projekttervezési szakaszban, az segít csökkenteni a zavart azzal kapcsolatban, hogy mi épül (vagy tervez, vagy fejleszt stb.).

a fenti kilenc lépés követése jelentősen javíthatja a hatókör-kúszás kezelésének tétjét. Nem számít, ha lelkesen vállal extra munkát, vagy inkább további követelményeket és kéréseket szeretne áthelyezni egy külön projektbe — ezek a lépések remélhetőleg segíthetnek. A jobb projekttapasztalatokért, amikor felméri a projektet, iratkozzon fel ma az előrejelzés ingyenes próbaverziójára.

Articles

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.