référence employeur paye

Lorsque vous enregistrez votre entreprise pour la première fois auprès de HMRC en tant qu’employeur, vous recevrez toutes sortes d’informations et de numéros de référence dans votre pack de bienvenue officiel. Le numéro de référence de votre employeur (ERN) est un élément à surveiller et à protéger.
Vous n’avez pas à demander le numéro car vous recevrez automatiquement un ERN. À partir de cette date, il peut vous être demandé de donner votre ERN dans diverses situations, y compris lorsque vous correspondez avec HMRC.

Unique à votre entreprise, le RNE se compose d’un numéro de référence fiscal à trois chiffres composé de deux parties; par exemple, 246/XYZ0246.

Vous pouvez également le voir mentionné sur les formulaires fiscaux (comme votre P11D) comme référence de votre PAYE.

Quand devez-vous vous inscrire ?

Assurez-vous d’enregistrer votre entreprise en tant qu’employeur bien avant le premier jour de paie, car votre numéro de référence peut prendre jusqu’à cinq jours. La grande majorité des entrepreneurs embaucheront un cabinet comptable dès qu’ils commenceront à contracter, de sorte que votre comptable enregistrera généralement votre entreprise pour toutes les taxes pertinentes.

Vous pouvez vous inscrire jusqu’à deux mois avant le premier jour de paie, mais au plus tôt. Si vous payez un employé avant de recevoir son ERN, vous pouvez toujours gérer la paie, à condition de conserver une copie des détails du paiement et d’envoyer une soumission de paiement complet tardif à HMRC.

Administrateur d’une société anonyme

Il est important de noter que vous devez enregistrer votre société en tant qu’employeur auprès de HMRC même si vous êtes l’unique administrateur d’une société anonyme et également l’unique employé.

Plus d’un régime de PAYE ?

Chaque ERN identifie une entreprise unique, mais si votre entreprise exploite des régimes de CAFE distincts sur un certain nombre d’emplacements différents, vous pouvez recevoir un ERN pour chaque régime. Il est de votre responsabilité de garder une trace de ceux-ci et de vous assurer d’utiliser le bon dans toute correspondance officielle.

Quand avez-vous besoin d’un ERN?

Comme mentionné précédemment, vous devrez citer votre ERN dans toute correspondance avec HMRC, surtout lorsque vous compléterez votre déclaration de PAYE annuelle.

Si vous entrez un numéro invalide ou si vous manquez complètement votre ERN, vous ne pourrez pas remplir votre déclaration de fin d’année. Les employés peuvent également vous demander un ERN pour diverses raisons, par exemple s’ils demandent un prêt étudiant ou des crédits d’impôt (ou Crédit universel) pendant votre emploi. Vous devez inclure l’ERN sur les fiches de paie des employés.

Et si vous perdez votre ERN?

Vous avez probablement besoin de votre ERN à divers moments d’une année d’imposition donnée. Si vous perdez le numéro, vous devriez pouvoir le trouver en vérifiant une correspondance précédente de HMRC, à condition que vous n’ayez pas jeté les lettres à la poubelle! Le numéro apparaîtra également sur votre formulaire P60 annuel.

Aucune trace d’un ERN ?

Si vous êtes sûr de ne pas avoir un dossier de votre ERN mais que vous employez actuellement du personnel, vous avez peut-être omis de vous inscrire auprès de HMRC en tant qu’employeur. Si c’est le cas, assurez-vous de vous inscrire le plus tôt possible, sinon vous risquez de subir de graves conséquences.

Quelques exceptions à PAYE

Par souci d’exhaustivité – et ces scénarios ne s’appliqueront pas à nos lecteurs contractants, vous n’avez pas à vous inscrire en tant qu’employeur auprès de HMRC et n’aurez donc pas besoin d’un ERN dans les cas suivants:

  • Si les employés sont payés en tant que travailleurs indépendants ou sont payés par une agence.
  • Si l’employé gagne moins de £ 113 par semaine (seuil actuel).
  • Si les employés travaillent comme bénévoles non rémunérés.
  • Si votre entreprise est basée sur l’île de Man ou les îles Anglo-normandes.

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