Cada programa de capacitación de empleados tiene como objetivo alinear a los miembros del equipo, para que puedan rendir cuentas. Pero pocas empresas tienen programas de alto impacto que impulsen estos resultados.

Los que disfrutan de un margen de beneficio un 24% más alto que los que tienen capacitación de bajo impacto. Pero contrariamente a la creencia popular, la mayoría de estas empresas no gastaron más para obtener estos resultados.

En su lugar, diseñaron sus cursos de capacitación en torno a los objetivos comerciales y a las personas que ayudarían a alcanzarlos. De esa manera, la información correcta se comunicó y se atascó.

Por lo tanto, aquí está todo lo que necesita saber para crear un programa de capacitación de empleados efectivo que impulse los resultados que espera:

¿Qué es la capacitación de empleados?

La capacitación de empleados (también conocida como capacitación corporativa) es el proceso continuo de proporcionar al personal los conocimientos y habilidades críticos necesarios para cumplir con sus obligaciones laborales. Al capacitar a sus empleados, alinea a las personas con los objetivos de la empresa, mejora el rendimiento y responsabiliza a las personas. Como resultado, configuras a las personas para que tengan éxito en sus roles.

Por ejemplo, enviar a su especialista en redes sociales a través de Trainual, para que puedan aprender la marca, la voz y las mejores prácticas de su empresa. Al igual que hacer que esa persona trabaje en la sombra de otras personas en el equipo de marketing para que puedan comprender mejor cómo colabora el equipo.

De esta manera, no tienen que preguntar cómo hacer su trabajo. En su lugar, pueden trabajar con confianza e independencia en su esfera.

Pero si no se proporciona esta capacitación, es probable que su especialista en redes sociales pierda las expectativas, cometa errores sin saberlo y se frustre con sus comentarios. Y, en el peor de los casos, renunciará, dejando que las pequeñas empresas gasten más de 4 4,000 en contratar e incorporar a su reemplazo.

Tip Consejo: Las pequeñas empresas gastan 1 1,678 por empleado en capacitación anualmente. Trainual obtiene los mismos resultados y comienza en 5 588 por año para todo su equipo. Pruébalo gratis.

Capacitación de empleados vs. desarrollo de empleados

Los programas de capacitación de empleados enseñan a los empleados individuales lo que necesitan saber para su función actual. Mientras que los programas de desarrollo de empleados les enseñan lo que necesitan saber para futuras oportunidades de desarrollo profesional.

Debido a esto, la capacitación tiende a centrarse en las habilidades y conocimientos técnicos que mejorarán inmediatamente el desempeño laboral del empleado. En cambio, el desarrollo se centra en las habilidades interpersonales y los conocimientos necesarios para el avance profesional.

Tipos de capacitación para empleados

Hay tres tipos principales de capacitación para empleados: capacitación de incorporación, capacitación continua y capacitación de transición. Y cada uno de estos métodos se puede entregar de forma remota (asíncrona o sincrónica), en persona o como aprendizaje combinado.

Esto es lo que significa:

Capacitación de incorporación

La capacitación de incorporación (también conocida como capacitación para nuevos empleados) es cualquier instrucción diseñada para que un nuevo empleado sea completamente productivo. Por ejemplo, el aprendizaje sobre la misión y los valores de la empresa, las políticas generales de la empresa y las instrucciones específicas de cada función se consideran parte de la capacitación de incorporación.

Normalmente, la formación de incorporación se lleva a cabo inmediatamente después de la orientación de los nuevos empleados. Y utilizará una combinación de métodos de capacitación, incluida la lectura del manual del empleado, el seguimiento del trabajo, la capacitación individual, la capacitación cruzada, el aprendizaje práctico y más. Por lo general, estos métodos duran unos 90 días hasta que el nuevo miembro del equipo sale de la incorporación.

Capacitación continua

La capacitación continua es cualquier esfuerzo de capacitación que mantenga a su equipo alineado y actualizado sobre las mejores prácticas. Y esta capacitación se puede diseñar a nivel individual, de equipo, de departamento o de toda la empresa.

Por lo general, la capacitación continua se realiza cada vez que las empresas lanzan nuevos productos, actualizan políticas clave o implementan procedimientos operativos estándar más eficientes. Y es el tipo de entrenamiento más frecuente que la incorporación o el entrenamiento de transición. Esto se debe a que puede suceder de manera formal (como en un curso de capacitación programado) o informal (como en un curso individual semanal).

Entrenamiento de transición

El entrenamiento de transición es cualquier esfuerzo de entrenamiento que siga a un ascenso, cambio de equipo o rediseño de roles. Y ocupa el punto medio entre la incorporación y la capacitación continua de los empleados.

A diferencia de la capacitación de incorporación, un empleado tiene un conocimiento profundo de los objetivos de la empresa y cómo alcanzarlos. Por lo tanto, la capacitación de transición proporciona solo las habilidades o conocimientos que el empleado carece en relación con su nuevo rol o equipo. De esa manera, están preparados para el éxito cuando hacen la transición.

Formación a distancia

La formación a distancia se refiere a cualquier formación impartida donde el instructor y el alumno se encuentran en espacios diferentes. Por ejemplo, los seminarios web presenciales en línea, los cursos electrónicos y cualquier otro método de aprendizaje autodirigido cuentan como capacitación remota.

El entrenamiento remoto es tan efectivo como el entrenamiento en persona (si no más) porque todos reciben el mismo contenido de la misma manera. Y la entrega de la información se puede hacer más barata. Esto se debe a que una herramienta de capacitación en línea como Trainual es un costo fijo, donde la capacitación en persona cuesta más de 2 2k anuales por empleado.

Pero la mayor ventaja del entrenamiento remoto es la flexibilidad que proporciona. Es decir, puede enviar a empleados remotos y locales por igual a través de capacitación remota. Y que llevaremos a cabo de forma independiente y por lo general se hace más rápido que si esperaban a una formación alternativa.

Entrenamiento síncrono

El entrenamiento síncrono (también conocido como entrenamiento dirigido por instructor) se refiere a todos los tipos de aprendizaje en el lugar de trabajo donde el gerente de entrenamiento y el aprendiz están en el mismo espacio simultáneamente. Por ejemplo, si su sesión de entrenamiento se lleva a cabo en una sala específica a una hora designada.

Entrenamiento asíncrono

El entrenamiento asíncrono (también conocido como aprendizaje en línea autodirigido) es lo opuesto al entrenamiento síncrono. Es decir, es cuando los alumnos acceden a su capacitación sin el gerente de capacitación y se ponen al día de forma independiente. Y como resultado, pueden revisar la información en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Formación presencial

La formación presencial es, tal y como suena, cualquier formación realizada con el instructor y el alumno en el mismo espacio simultáneamente. Por ejemplo, la rotación laboral, el seguimiento y la capacitación tradicional en el aula son todos tipos de capacitación en persona.

Aunque menos flexible, el entrenamiento en persona se puede ajustar para el individuo. Es decir, proporciona espacio para que los empleados hagan preguntas en tiempo real, donde la mayoría de los tipos de capacitación remota no lo hacen. Como resultado, la capacitación en persona tiende a ser más colaborativa y personalizada, lo que aumenta la retención de conocimientos.

Sin embargo, no importa cuán efectivo sea el entrenamiento, la persona promedio olvidará aproximadamente el 50% de lo que aprendió en una hora. Y más del 70% en 24 horas. Por lo tanto, si y cuando pierden cualquier material de referencia entregado, terminan de nuevo en el punto de partida cuando no pueden recordarlo todo.

Aprendizaje combinado

El aprendizaje combinado combina varios aspectos de la formación asíncrona y síncrona, remota y presencial. Y requiere que el entrenador y el estudiante sean sincrónicos para algunas partes de la capacitación, pero no para todas.

Por ejemplo, el aprendizaje combinado podría parecer enviar a un nuevo empleado a través de Trainual para conocer sus prácticas recomendadas de ventas. Luego, pidiéndoles que sigan a un representante de ventas a largo plazo que tome algunas llamadas.

Y, por lo general, el aprendizaje combinado proporciona una comprensión más profunda de un tema y aumenta la retención. Esto se debe a que atiende a una variedad de estilos y preferencias de aprendizaje. Esto se debe a que permite a los empleados revisar la información a su propia velocidad sin sacrificar la oportunidad de hacer preguntas o practicar los conceptos de primera mano.

Cómo crear su programa de capacitación para empleados

Independientemente del tipo de capacitación que desee impartir, estos seis pasos garantizan que construirá un programa de capacitación efectivo.

Determine su objetivo de aprendizaje

Antes de que pueda crear un programa de capacitación, necesita un objetivo de aprendizaje claro. AKA ¿qué deben saber o ser capaces de hacer sus empleados después de esta capacitación específica? ¡Ese es tu objetivo de aprendizaje!

Por ejemplo, su objetivo de aprendizaje podría ser estandarizar su proceso de contratación, actualizar conocimientos obsoletos sobre el mercado o llenar lagunas de conocimiento en torno a sus planes de seguro médico.

Este objetivo de aprendizaje informa qué información debe incluirse en la capacitación y qué información podría no ser necesaria. Sin mencionar que este objetivo proporciona parámetros claros para medir la efectividad de su entrenamiento una vez que se implementa. (Más sobre eso en un rato.)

Identificar el personaje del aprendiz

Su personaje del aprendiz es un perfil general para quién pasará por este programa de capacitación. Y determinará qué base de conocimientos tienen y qué lagunas aún deben llenarse. En otras palabras, su persona de aprendiz informa qué información necesita ir en su entrenamiento.

Por ejemplo, los nuevos empleados necesitarán más contexto que alguien que ha estado en su empresa durante 10 años. Y si esta capacitación es parte de su programa de incorporación, deberá proporcionar mucho más contexto que, por ejemplo, si estuviera implementando una versión actualizada de su política de diversidad e inclusión.

Para averiguar la personalidad de su aprendiz, considere a las personas que enviará a través de este programa de capacitación e identifique lo que tienen en común en relación con:

  • Tenencia (cuánto tiempo han estado con la empresa)
  • Ubicación (donde inician sesión desde la mayoría de los días)
  • Departamento (donde se sientan en la empresa)
  • Jerarquía (qué nivel es su título)
  • Roles (qué responsabilidades tienen)

Cree el plan de capacitación para empleados

Un plan de capacitación para empleados es su hoja de ruta para obtener a todos en su empresa la información que necesitan para sus trabajos. De esa manera, todos están alineados y pueden rendir cuentas.

Entonces, ¿qué debe incluir un plan de capacitación para empleados para que sea integral? Lo mínimo, lo que aprenderán los empleados, en qué orden y cuándo. Vamos a desglosar eso.

Lo que aprenderán

Mirando tu objetivo de aprendizaje, enumera todas las habilidades y conocimientos que alguien necesitaría conocer para lograr ese objetivo.

Por ejemplo, supongamos que desea estandarizar su estrategia de contenido.

Como mínimo, su entrenamiento debe incluir:

  • La voz de tu marca.
  • Los tipos de contenido que creas.
  • Cadencia para publicar cada tipo.
  • El proceso de publicación.

anótelas. Luego, mirando a tu personaje, ¿qué más necesitan saber las personas que están pasando por este contenido? Trate de no tachar nada de su lista, simplemente agréguelo. La regla general para construir el entrenamiento de su equipo es asumir que más información es (casi) siempre mejor.

La excepción es si ya tiene esta información documentada en otro lugar. Si este es el caso, menciónelo y enlace a la documentación existente o describa dónde encontrarlo para acomodar todas las bases de conocimiento.

En qué orden

Ahora, ponga todas las habilidades y conocimientos de su lista en una secuencia que tenga sentido. Esto debería considerar lo que alguien necesitaría saber primero para aprender la siguiente cosa más fácil o más rápido, como aprender a caminar antes de aprender a correr.

Volvamos a nuestro ejemplo de estrategia de contenido. En este caso, podría tener más sentido introducir la información de alto nivel, como qué tipo de contenido publica su empresa y cuál es la cadencia para eso, primero. Luego, sumérgete en los detalles más esenciales, como la voz o el proceso.

Esta lista ordenada funciona como un esquema para el programa de capacitación, ya sea en persona o a distancia. Por ejemplo, digamos que estás regando el entrenamiento en Trainual. En ese caso, este será el orden en que presente los temas más pequeños dentro de su tema más grande.

Cuando

Cuando tienes la secuencia establecida, es hora de crear una línea de tiempo suelta, como más de tres sesiones de 30 minutos o dos semanas desde la asignación del contenido.

Para determinar este cronograma, concéntrese en el tiempo que tardará cubrir la información y en que el empleado la digiera y retenga. Si vas demasiado rápido, corres el riesgo de sobrecarga de información. Por otro lado, si vas demasiado lento, corres el riesgo de perder a tus empleados.

Entonces, ¿cómo sabes la velocidad correcta? Honestamente, esto depende de a quién le estás enseñando y de lo que están tratando de aprender. Y es donde la capacitación autodirigida realmente puede brillar porque no hay dos empleados que aprendan exactamente a la misma velocidad. Por lo tanto, el entrenamiento autodirigido pone a su equipo en el asiento del conductor de su entrenamiento.

Si tiene métodos de entrenamiento síncronos para integrar en los recursos de entrenamiento documentados, márquelos. Es decir, escribe en el contenido de la capacitación: «detente aquí y contacta a Sam, pidiéndole que vigile cómo administran a los usuarios en WordPress.»

Luego, si estás usando Trainual, agrega un cuestionario obligatorio de una sola pregunta que pregunte: «¿seguiste a Sam?»Si la respuesta es no, no pueden continuar, y sabes que debes hacer un seguimiento al respecto.

Construye el contenido de capacitación relacionado

Aquí viene la parte divertida. Con tu plan de entrenamiento de alto nivel en la mano, es hora de crear el contenido de entrenamiento. Esto significa documentar los procesos, las políticas y las mejores prácticas que los alumnos necesitan saber cuando han terminado la capacitación.

E idealmente, desea colocar todo este contenido de entrenamiento en un solo lugar para encontrarlo fácilmente, durante y después de la sesión de entrenamiento. Esto se debe a que, incluso si su entrenamiento sale a la perfección, la gente seguirá olvidando piezas de información. (La persona promedio olvida el 50% de la información dentro de una hora de aprenderla.)

Entonces, ¿por qué no planificar esto y alojar el contenido en un software de capacitación en línea (estamos sesgados y amamos Trainual por esto)? De esa manera, su equipo puede revisar los procesos y las políticas siempre que necesiten una actualización en lugar de esperar a la próxima capacitación programada.

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Ejecuta el programa de entrenamiento

Invertiste el tiempo para planificar y crear el contenido de entrenamiento de tu equipo, ahora ponlo a prueba. Si está ejecutando a la persona de forma sincrónica, póngala en los calendarios de las personas. O, si estás ejecutando el entrenamiento de forma asincrónica con una herramienta como Trainual, asigna el contenido (no olvides establecer una fecha de vencimiento, para que la gente lo haga lo antes posible).

Medir el impacto del entrenamiento

Medir la efectividad de tu entrenamiento puede parecer una obviedad. Pero la mayoría de las empresas no lo hacen. Solo alrededor del 50% de las empresas se molestan en hacer un seguimiento de lo que sus empleados tienen que decir sobre la capacitación. Y mucho menos hacer un seguimiento del impacto que tuvo su entrenamiento.

Pero para medir la efectividad, necesita (como mínimo) pedir una autorreflexión de todos los que pasaron por el entrenamiento. Y debe incluir preguntas para medir lo que sabían antes y después del programa de capacitación, como::

  • Como porcentaje, ¿cuánto de esta información era nueva?
  • ¿Qué es lo más importante que aprendiste hoy?
  • A partir de mañana, ¿cómo aplicará este nuevo conocimiento en su puesto?
  • ¿Qué preguntas tienes todavía?

Idealmente, sin embargo, también rastrearás si has alcanzado tu objetivo de aprendizaje. Por ejemplo, puede realizar un seguimiento de la comprensión, la comprensión y la retención de los empleados a lo largo del tiempo a través de cuestionarios formativos. Con solo unas pocas preguntas rápidas, los gerentes pueden confirmar si el empleado aprendió el material antes de regresar al campo.

Una vez que están en el campo, es hora de poner a prueba ese nuevo conocimiento. Elija una métrica de negocios dura que refleje directamente el objetivo de la capacitación. Por ejemplo, si la capacitación fue sobre el cierre de ventas, puede medir la tasa de cierre de ese miembro del equipo.

Cuando esto no sea posible, opte por métricas relacionadas para obtener información sobre el impacto real de la capacitación, como la coherencia de los cambios de comportamiento.

Si el rendimiento individual de los empleados no mejoró, es una señal de que necesitan volver a la capacitación. Si el rendimiento del grupo de entrenamiento no mejoró, es muy probable que necesites renovar tu programa de entrenamiento.

Solo recuerde que la capacitación de los empleados no es una cosa de una sola vez. Mientras esté en el negocio, necesitará renovar su programa de capacitación, actualizar su contenido de capacitación y actualizar el conocimiento de las personas de vez en cuando. ¡Y este esfuerzo inicial de mantener a todos alineados y responsables siempre vale la pena en el back-end!

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